Vragen over administratieve achterstand

Vraag:

Ik wil graag het volgende aan u voorleggen in de hoop dat u mij verder kunt helpen.In de gemeente D. zijn wij bij de begraafplaatsen bezig, achterstanden zowel administratief als in beheer weg te werken.Mijn vraag gaat over het aanschrijven van die rechthebbende van graven waarvan de termijn reeds (royaal) verlopen zijn.We zijn begonnen om deze rechthebbende aan te schrijven. Dit inclusief een herinnering mocht er geen reactie op de brief ontvangen zijn.  Binnen de systemen die D. tot zijn beschikking heeft is gekeken en gezocht naar een eventueel adres. Een van de vragen is nu, hoever moeten wij gaan met zoeken naar de rechthebbende voordat we bordjes gaan plaatsen bij het graf? Als er geen adres te achterhalen is omdat bijvoorbeeld het BSN-nummer ontbreekt of de rechthebbende overleden is, hoe moet ik aantonen dat wij in alle redelijkheid gezocht hebben voordat ik buiten aan de bordjes kan beginnen. Hierbij moet wel opgemerkt worden dat het administratiesysteem slecht en onvolledig gevuld is wat het zoeken ernstig bemoeilijkt ik ben benieuwd naar uw antwoord.

Antwoord:

Geachte heer D., Er zijn twee zaken die voor u van belang zijn t.w. het naleven van de Wet en het in acht nemen van het zorgvuldigheidsbeginsel.Volgens de Wet bent u verplicht de nabestaanden aan te schrijven. Bij het opsporen van de adressen moet u gebruik maken van het GBA systeem.Als de rechthebbenden zijn overleden dan dient u een van de kinderen op te sporen. Er moet sprake zijn van een aantoonbare serieuze zoektocht.Als u deze heeft verricht kunt u gedurende een jaar bordjes plaatsen bij de graven.Tenslotte kunt u nog gebruik maken van de gemeentelijke website. Daarop kunt u de grafnummers plaatsen  maar ook de namen van de overleden personen en hun geboorte- en sterfdata.Natuurlijk kunt ook ook nog de geschreven pers (krant) gebruiken maar deze is over het algemeen minder effectief.Mocht u behoefte hebben aan meer juridische informatie dan kunt u ook de juridische rubriek van www.uitvaartbranche.nl raadplegen.

Jo Beltman
15 december 2009