Kosten uitbesteden begraafplaatsadministratie

Vraag:

Dag,Het bestuur van de A. in B. denkt erover om de administratie van de begraafplaats uit te besteden aan een professioneel kantoor.Mijn vraag aan u is: zijn er richtlijnen voor de kosten die een dergelijk kantoor in rekening kan brengen? Dan betreft het niet alleen de acties aangaande inschrijving rechthebbenden en invoeren van namen van overledenen, maar ook de administratie van het onderhoud van de begraafplaats, het voldoen van de kosten van vrijwilligers etc. Ook het bijhouden van de betalingen, het opstellen van tarieflijsten. Dus het totale pakket. Daarnaast zijn wij bezig met het inzichtelijk maken van onze eigen tariefstelling naar de rechthebbenden toe.Hoeveel kan een begraafplaats eigenlijk rekenen voor de administratie per begrafenis? Op internet vind ik maar zelden de tarieven uitgesplitst naar subcategorieën als grafrecht, onderhoud, administratie, huur baar, huur voorloper, luiden van de klok etc. Kunt u ook daarin een advies geven? Dan nog een laatste vraag: Op dit moment leggen wij de laatste hand aan een nieuw reglement voor de begraafplaats. Zijn wij verplicht om het nieuwe reglement straks aan alle rechthebbende te sturen, of kunnen wij volstaan met het uitreiken daarvan bij iedere nieuwe begrafenis?Wij beschikken nog niet over een website, hoewel dat natuurlijk voor zo’n reglement ook erg nuttig is. Alvast mijn hartelijke dank voor uw moeite om ons hierin advies te geven. Met vriendelijke groet, M. van der K.

Antwoord:

Geachte mevrouw V. d. K., Uw vragen zijn niet eenvoudig te beantwoorden. Allereerst uw vraag aangaande het uitbesteden van uw administratie is natuurlijk sterk afhankelijk van de omvang van de werkzaamheden. Hoeveel begrafenissen incluis het daarbij behorende werk vinden er jaarlijks plaats? Hoe groot is de vrijwilligersgroep enz. Voorts is het natuurlijk gewenst dat een dergelijk kantoor kennis van zaken heeft over de Wet op de lijkbezorging of dat er bij uw eigen stichting iemand daar een rol bij kan spelen. Wordt het kantoor ook aanspreekpunt voor nabestaanden en ondernemers? Als u zelf daar voldoende inzicht in hebt kunt u offertes aanvragen en inzicht krijgen hoeveel dit gaat kosten. Het inzichtelijk maken van de tarieven is ook niet eenvoudig. In feite hebben we het over bedrijfsvoering waarbij de kosten gedekt moeten worden door de baten. Als u weet wat het administratiekantoor kost per jaar kunt u de kosten opslaan op het aantal begravingen per jaar. Dit geldt ook voor het voorlopen, hoe lang is een medewerker hiermee bezig (Gemakshalve gaan we uit van gemiddelden)  stel een half uur, de man kost per uur 50 euro dus het tarief wordt voor het voorlopen dan 25 euro. Zo hoort het met alle kosten te gaan. Het is duidelijk dat bij heel weinig begravingen het heel moeilijk wordt e.e.a. gedekt te krijgen. Als er sprake is van een nieuw reglement is het verstandig dit aan de rechthebbenden toe te zenden. Uiteindelijk dienen zij te weten wat de nieuwe regels zijn. Let op, wees voorzichtig met het wijzigen van bepaalde regels. Eenzijdig bijvoorbeeld het wijzigen van de uitgifteduur van een graf kan niet. Rechthebbende kunnen een beroep doen op de overeenkomst zoals overeengekomen op het moment van uitgifte van het graf. Met vriendelijke groet,

Arie van Kooten
2 juni 2009