aanvraagformulier tot asverstrooiing

VRAAG

Voor het verstrooien van de as hebben wij een concept-formulier opgesteld, waarop enkele gegevens ingevuld dienen te worden (rekening houdend met de AVG en privacy wet- en regelgeving).  Welke gegevens zijn nodig c.q. overbodig en is het uitvragen van het crematienummer nodig?

ANTWOORD

Het is raadzaam om, net als voor een reguliere begraving, te werken met een aanvraagformulier voor asverstrooingen. Er zijn helaas nog (veel) te veel begraafplaatsen die nog onvoldoende het belang inzien van zaken als een juist aanvraagformulier. Ook zijn de mogelijkheden voor asbestemmingen met enige regelmaat onvoldoende of onjuist in een reglement vastgelegd. Ik kom zelfs tegen dat er geen tarief voor een asverstrooiing of bijzetting vastgesteld is. Een vastgesteld tarief in combinatie met een ondertekend aanvraag- of opdrachtformulier is de basis voor facturatie. Die begraafplaatsen doen zichzelf financieel tekort en zij nemen een juridisch risico.  Het zou goed zijn wanneer houders van begraafplaatsen hier (meer) aandacht voor hebben.

Enkele adviezen:

Het opvragen c.q. laten invullen van een bankrekeningnummer is niet nodig – immers u stuurt een nota voor verrichte dienstverlening en de debiteur betaald. Voor u is niet interessant vanaf welk bankrekeningnummer; ditzelfde geldt vanzelfsprekend ook naar de tenaamstelling van het bankrekeningnummer.

De relatie tot de overledene is wel interessant te vragen en op te nemen in uw administratie. Zo ook de naam van de overledene, zowel de geboortenaam – als bijv. door een huwelijk aangenomen naam.

Het registreren van het crematienummer is raadzaam om te registeren, en tevens in welk crematorium de crematie heeft plaatsgevonden. Vraag ook of de as in aanwezigheid van nabestaanden verstrooid (moet) worden, met een invulveld / keuzemogelijkheid ter verduidelijking.  Stel ook de vraag hoeveel nabestaanden bij de verstrooiing aanwezig zijn. Het is vooraf prettig om te weten of er twee of twintig nabestaanden bij de verstrooiing aanwezig zijn. Al is het maar voor het aantal kopjes ‘welkom koffie’.

Als laatste ‘Mag as verstrooid worden in of op een particulier graf?’.  Dan dient er wel een mogelijkheid zijn om dat op het aanvraagformulier aan te geven: Strooiveld of particulier graf met locatie nummer XX. In die laatste situatie moet de rechthebbende schriftelijk toestemming geven voor de verstrooiing, kan ook op dit formulier geregeld worden.

IW nov22
7 februari 2023