Bewaartermijn verlof?

VRAAG

Kunt u mij antwoord geven op de volgende vraag? Wij bewaren het verlof tot begraven en cremeren in de zaak bij het overlijden van een persoon in Nederland in onze gemeente. Als we een verlof moeten afgeven omdat iemand in het buitenland is overleden, maar in onze gemeente begraven of gecremeerd dient te worden hoelang moet dit verlof officieel bewaard blijven? Ik kan het niet uit de wet halen

ANTWOORD

Een verlof tot begraven of cremeren wordt afgegeven op grond van artikel 11 van de Wet op de lijkbezorging. Het verlof is bestemd voor de houder van de begraafplaats of het crematorium. De houder van de begraafplaats of het crematorium mag niet overgaan tot begraven of cremeren voordat hij de volgende controle heeft uitgevoerd:

Artikel 8 Wlb

1. Op de kist of op een ander omhulsel van het lijk wordt een registratienummer aangebracht, dat correspondeert met het nummer, vermeld op een bijgevoegd document dat tevens de namen, de data van geboorte en overlijden van de overledene dan wel de geslachtsnaam van de doodgeborene bevat, nadat is vastgesteld dat het document betrekking heeft op het lijk.
2. Tot begraving of crematie wordt niet overgegaan dan nadat de houder van de begraafplaats of van het crematorium de overeenkomst heeft vastgesteld tussen het op de kist of het omhulsel vermelde registratienummer en het nummer, vermeld op het document, bedoeld in het eerste lid.

Artikel 11 Wlb

Geen begraving of crematie van een lijk geschiedt zonder schriftelijk verlof van de ambtenaar van de burgerlijke stand, dat kosteloos wordt afgegeven. Het formulier voor dit verlof wordt door Onze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties vastgesteld.

Zowel het genoemde document genoemd in artikel 8, als het verlof genoemd in lid 11 zijn voor de houder van vereist om voor de uitvoering van de begraving of crematie te ontvangen. De eerste controle is of het nummer op de kist overeenkomst met het nummer op het document inzake artikel 8. Op dat document staan de gegevens van de overledene vermeld. De volgende controle is of er een verlof tot begraven of cremeren is afgegeven. Ook daarop staan de gegevens van de overledene vermeld (op de wijze zoals deze in de BRP zijn opgenomen). Die twee moeten met elkaar corresponderen. Pas wanner de houder van de begraafplaats zich hiervan overtuigd heeft, mag hij begraven of cremeren.

Moeten beide documenten dan nog bewaard blijven is uw vraag. In principe niet, de controle welke overledene in de kist ligt en of die persoon in de BRP als ‘overleden’ is opgenomen, is uitgevoerd en beide documenten waren de basis hiervoor. Voor de houder van de begraafplaats of het crematorium is het echter wel verstandig om de documenten (digitaal) te archiveren en te verwerken in het register van de begraafplaats of het crematorium. Met name de gegevens zoals deze vermeld zijn op het verlof zijn hierbij van belang. Tenslotte komen deze gegevens uit de BRP en vermelden de juiste tenaamstelling van de overledene. Het komt regelmatig voor dat er op de opdracht tot begraven of cremeren een foutieve naamsvermelding staat. Tenslotte is een verschrijving in een naam als Helene of Helena snel gemaakt.

IW dec22
7 februari 2023