Groenwerk: zelf doen of uitbesteden?
Het kan een aantrekkelijke optie voor u zijn: het groenbeheer niet meer in eigen hand te houden, maar dit werk (deels) uit te besteden. Maar het brengt ook risicos met zich mee: als warenkennis en prijsinzicht ontbreken ontstaat er een probleem.
Bij elke uitgifte van werk moet een duidelijke keuze worden gemaakt. Openbaar aanbesteden, onderhands uitgeven, projectmatig besteden – elke vorm kent zijn eigen gedragscode. Maar zowel in het zakenleven, bij de overheid of particuliere stichtingen, blijft het wederzijds vertrouwen de beste basis voor samenwerking. Het gaat uit van de intenties van beide kanten om samen goed werk tegen een aanvaardbare prijs te maken.
Uit het principe of uit de vrees zich aan teveel personeelslasten te binden, is er bij de overheid en bij particuliere organisaties de neiging om zo min mogelijk werk in eigen beheer uit te voeren. Het bedrijfsleven speelt daar dankbaar op in en veel firma’s zijn bereid en in staat om bij het onderhoud belangrijke werkpakketten op zich te nemen.
Vergaande uitbesteding wordt nogal eens verward met privatisering. Er is een groot verschil tussen werkuitgifte waarbij men zelf de regie en de verantwoordelijkheid stevig in handen houdt en privatisering waarbij deze belangrijke aspecten voor een groot deel aan het particuliere bedrijf worden overgedragen.
Het bestuur van een begraafplaats moet zich ervan bewust zijn dat ook vergaande uitbesteding nogal wat gevolgen heeft voor het eigen, ‘overblijvende’ personeel. Zij krijgen een meer regisserende taak die aan hen andere eisen stelt: meer vooruit denken, onderhandelen en controleren, in plaats van het zelf doen. En al is zelfs de regiefunctie uit te besteden: de opdrachtgever moet natuurlijk wel voldoende kennis van zaken in huis houden om te weten wat er te koop is en om zijn primaire verantwoordelijkheid te kunnen dragen.
Behalve de intentie om uit principe zoveel mogelijk beheerwerk uit te geven, zijn er een aantal praktische overwegingen om deeltaken uit te besteden:
* werk waarvoor speciaal materieel nodig is, waarvan het niet lonend is om het zelf aan te schaffen (hoogwerkers, bladblazers);
* werk dat specialistische kennis vraagt (snoeien grote bomen, plaagbestrijding);
* seizoenswerk dat de vaste bezetting te boven gaat (hagen knippen, blad ruimen);
* tijdelijk omvangrijk werk waar de eigen bezetting niet aan toe komt (uitbreiding, renovatie).
In een goed beleid past de afweging om bij werkuitgifte rekening te houden met de arbeidsmotivatie van zowel het eigen personeel als dat van aannemers. Als een van de partijen steeds wordt opgezadeld met zwaar of eentonig werk dan wel met het inhalen van achterstanden, dan is de animo snel verdwenen. Bij het uitbesteden laat ik het inhuren van tijdelijke krachten van aannemers of de werkvoorziening buiten beschouwing. Ze werken onder verantwoordelijkheid van de beheerder, zodat van het overdragen van verantwoordelijkheid voor het dagelijks onderhoud geen sprake is.
De manier van besteden
De werkwijze van een openbare besteding is relatief eenvoudig. De opdrachtgever maakt een bestek, de besteding wordt aangekondigd, de inschrijvers maken een offerte. Doorgaans wordt het werk gegund aan het bedrijf met de laagste prijs. Voor een ieder is het duidelijk hoe de aanbesteding in zijn werk ging en alle inschrijvers hebben gelijke kansen. Toch kan er een probleem ontstaan als een min of meer onbekende aannemer voor een te lage prijs heeft ingeschreven of als de laagste prijs ver boven het budget ligt. Daarnaast heeft niet iedereen voldoende kennis in huis om een waterdicht bestek te schrijven, al kan men terugvallen op zaken als de Uniforme Administratieve Voorwaarden of de standaardnormen van de CROW, het nationale kenniscentrum voor verkeer-, vervoer en infrastructuur. (Een non-profit organisatie waarin Rijk, provincies, gemeenten, aannemersorganisaties, adviesbureaus, openbaar vervoer-organisaties en onderwijsinstellingen samenwerken bij ontwerp, aanleg en
beheer van wegen en verkeers- en vervoersvoorzieningen.)
Een onderhandse besteding gaat uit van een aantal bekende aannemers en die worden uitgenodigd om een prijs in te dienen. De neiging bestaat om dan geen uitvoerig bestek te maken en te volstaan met een eenvoudige omschrijving van het werk. Aan de inschrijvers wordt dan overgelaten om bij hun offerte een uitvoeriger omschrijving van de te leveren kwaliteit te geven. Naast het vergelijken van de prijzen moet de besteder ook de geboden kwaliteit beoordelen. Het hangt dan af van de complexiteit en de vergelijkbaarheid of er een zuivere vergelijking te maken valt. Om te voorkomen dat men bij een onderhandse besteding of het uitgeven van werk aan één bedrijf wordt beticht van ‘vriendjespolitiek’, is het aan te raden om van tevoren van het bestuur instemming te krijgen voor de te volgen procedure.
Een meerjarig onderhoudscontract heeft het voordeel dat opdrachtgever en opdrachtnemer beter op elkaar ingespeeld raken. Zo’n contract geeft continuïteit aan het werk en stelt de aannemer in staat om een scherpere prijs te offreren. Desondanks is het aan te bevelen om meerjarige contracten periodiek door te lichten. Er kan dan een gesprek plaatsvinden over een eventuele aanpassing bij de markt, de verhouding van prijs en kwaliteit en over wederzijds geconstateerde onvolkomenheden.
Andere vormen van werkuitgifte
Het beeldbestek komt meer en meer in zwang voor plantsoenwerk met een hoge frequentie in onderhoud. Er wordt door de opdrachtgever een kwaliteitsbeeld omschreven dat gedurende de gehele onderhoudsperiode moet worden gehandhaafd. Bij invoering is het even wennen voor de toezichthouder: hij bepaalt niet meer waar en wanneer het onkruid wordt bestreden of wanneer er moet worden gemaaid. De aannemer organiseert het werk en slechts het eindbeeld wordt periodiek gecontroleerd. Deze methode lijkt in eerste instantie het meest geschikt voor zeer groene begraafplaatsen met een min of meer gelijkmatige groenopzet, zodat de omschrijving van het verlangde beeld niet te complex wordt, en er gebruik kan worden gemaakt van de normen die door de CROW in de RAW-systematiek zijn opgesteld, dé standaard voor bestekken in de grond-, water- en wegenbouw. (RAW = Rationalisatie en Automatisering in de Grond-, Water- en Wegenbouw.)
De nieuwe werkwijze worden zowel door de uitbesteder als de aannemer als plezierig ervaren, waarbij de flexibiliteit als belangrijkste voordeel wordt aangegeven. Voor eenzelfde prijs als bij een traditioneel bestek wordt een betere en gelijkmatigere kwaliteit verkregen.
Het projectmatig uitbesteden kan uitkomst bieden bij grotere werken, zoals uitbreiding of revisie van de begraafplaats. Het principe gaat uit van het om de tafel gaan zitten met de aannemer en eventuele adviseurs om samen de mogelijkheden en kwaliteiten te bepalen. Menig bedrijf heeft tegenwoordig specialistische kennis in huis of beschikt over hulpmiddelen die voor een kleine of middelgrote begraafplaats nauwelijks meer voor handen zijn. Bij het vroeg inschakelen van een aannemer kan deze aangeven wat naar zijn mening de beste werkmethode is en de beste tijd voor een gunstige prijsvorming. Het laat onverlet dat een opdrachtgever met weinig kennis op een bepaald terrein, zich kan laten bijstaan door een adviesbureau dat zo’n specialisme wel beheerst. De laatste jaren zijn in de begraafbranche verschillende bureaus gevormd die zich richten op het totale pakket van het aanleggen en beheren van begraafplaatsen. Zij kunnen ook zorgen voor plannen voor het (groen)beheer en de uitbesteding begeleiden. De bureaus treden op voor of zelfs namens de opdrachtgever, maar zijn op hun beurt toch ook een opdrachtnemer. De eigenaar/beheerder van een begraafplaats moet daarbij de materie voldoende beheersen om bijvoorbeeld alternatieve plannen, werkmethoden en prijzen te kunnen beoordelen.
Steeds moet er een balans worden gevonden van wat men zelf wil en kan en waar een aannemer voor kan zorgen. Het is van veel belang dat men zich daarnaast bewust is van de eigen rol als opdrachtgever en steeds voor elk type werk zelf beslist welke de juiste wijze van uitbesteden is.
