Bewaartermijn grafaktes

Vraag

Wat is de bewaartermijn van grafaktes nadat het uitsluitend recht op een graf is opgeheven?

Antwoord

Er is ten aanzien van wat wel en niet mag in relatie tot de AVG vaker onduidelijkheid. Gegevens wie wanneer waar begraven is (geweest) dienen bewaard te worden. Artikel 27 van de Wlb is daar duidelijk over. Zelfs wat er met deze gegevens (begraafregister) moet gebeuren, indien een bijzondere begraafplaats wordt opgeheven, namelijk overbrenging naar het archief van de gemeente waarin de begraafplaats was gelegen is daarin vastgelegd.

Voor bewaring en vernietiging van bescheiden over grafrechten geldt iets anders. Formulieren tenaamstelling grafrecht, grafakte, correspondentie over afstand van het grafrecht enz. moeten op termijn vernietigd worden. De hiervoor geldende termijn is 7 jaar na beëindiging van het grafrecht.

Onderstaand een rekenvoorbeeld voor een bewaartermijn:

In het jaar 2000 is op 5 september een particulier graf uitgeven voor 20 jaar. De grafrechten lopen dan tot en met 4 september 2020. Het formulier tenaamstelling grafrecht , factuur, grafakte, vergunning plaatsing grafbedekking enz. blijven gedurende deze periode bewaard.

In 2019 geeft de rechthebbende aan het grafrecht in 2020 met een periode van 10 jaar te willen verlengen tot en met 4 september 2030. De correspondentie hierover wordt ook bewaard.

In 2029 geeft de rechthebbende aan geen prijs te stellen op verlening in 2030 en doet afstand van het grafrecht. Het grafrecht eindigt op 4 september 2030. Op dat moment is er geen relatie meer met de (voormalige) rechthebbende op het graf. Dan gaat de bewaartermijn van 7 jaar in. Na 7 jaar moeten de gegevens vernietigd worden. Dus na 4 september 2037.

De LOB acht het verstandig om de procedure voor de bewaartermijn te beschrijven en in de administratieve processen vast te leggen. Hierbij kan gewerkt worden met jaarlijkse vernietigingslijsten. Het is praktische om een vast moment per kalenderjaar te bepalen, waarop alle archiefbescheiden – waarvan het afgelopen jaar de bewaartermijn verstreken is – worden vernietigd. Het kan dan zijn dat de bewaartermijn van 7 jaar met maximaal 1 jaar overschreden wordt, maar dat valt dan binnen de regelgeving.

IW
29 maart 2021