Bewaarplicht en -duur van het verlof?

Vraag

Hoe lang moet het verlof tot begraven en het registratieformulier worden bewaard in de administratie van de begraafplaats?

Antwoord

Het is inderdaad niet eenvoudig duidelijkheid te verkrijgen over het antwoord op uw vraag. In de Wlb is daarover niets geregeld. Het zou kunnen zijn dat daarover wel iets valt te lezen in de Archiefwet. U zou uw vraag ook kunnen stellen aan een archieffunctionaris in uw gemeente. Voor zover we hebben kunnen nagaan is het antwoord op uw vraag dat beide formulieren hun waarde verloren nadat de begrafenis heeft plaatsgevonden. Er blijken ons geen juridische noodzaak deze documenten te bewaren. Het is ook geen onderdeel van een overeenkomst. Bij sommige organisaties is overigens de interne richtlijn om dit wél (digitaal) te bewaren.

Mr. Van der Putten geeft het volgende aan:

Een parochie of crematorium hoeft het verlof tot begraven of cremeren helemaal niet te bewaren. Men moet vóórdat wordt begraven of wordt gecremeerd vaststellen of verlof verleend is. Nadat de handeling is verricht, zeg maar het graf wordt gesloten en het stoffelijk overschot is verbrand, hoeft er verder niets meer met het verlof. Het heeft zijn dienst gedaan. Er is geen plicht tot archivering.

Tot slot, een overweging om als beheerder van een begraafplaats  het verlof wel even te bewaren en te gebruiken om de persoonsgegevens van het verlof correct over te nemen in de administratie en het register van de begraafplaats. Als de familie bijvoorbeeld doopnamen van de overledene opgeeft aan de uitvaartleider, die dit weer doorgeeft aan de begraafplaats, dan kunnen daar makkelijk (spel)fouten ontstaan.  Op het verlof staan de correcte gegevens. Na deze administratie kan het (papieren) verlof dus worden vernietigd.

30 november 2020